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Dica boa é dica compartilhada!
E neste
mês, o Luan dos Santos, da área de Sistemas, é quem traz uma indicação bem legal! Gostaria de compartilhar uma dica sobre uma hamburgueria que abriu há pouco tempo, aqui pertinho do Insper na Rua Casa do Ator, 353. A BurgerShop Brasil tem um ambiente muito agradável e um cardápio com opões tradicionais, veganas, pratos com carne e salada. Há um combo (que muda de acordo com o dia) com preço diferenciado e exclusivo para alunos e colaboradores Insper, além das promoções no horário de happy hour. Espero que gostem da dica.
Você sabe como a área de Compras trabalha?
A nossa área de Compras foi criada em janeiro de 2017 para atender às demandas dos cursos de Engenharia. Aos poucos, a equipe foi se organizando e se estruturando para abraçar outras áreas de escola e, hoje, atende também TI e a algumas necessidades das equipes de Infraestrutura, da Biblioteca Telles, da Pós-Graduação, do RH, da Contabilidade e da Educação Executiva.
Multidisciplinar, a equipe está preparada para atender de forma completa as áreas clientes. No entanto, para organizar processos e demandas, o time tem algumas funções predefinidas:
– Marcos José Lua da Silva, gerente de compras – contratos;
– Amanda Modolo Dantas, analista pleno de compras – compras de TI e importações;
– Conrado Molina Silva, analista júnior de compras – pedidos relacionados à infraestrutura e operações;
– Anna Paula Tripoli, aprendiz – atividades operacionais.
“Temos quatro pilares principais, que norteiam o nosso trabalho e a nossa missão como área que atende a escola: governança, com foco em compliance e processos transparentes; saving, a partir de negociações estruturadas; agilidade; e atender o cliente da melhor forma possível, agregando valor às compras que estão sob nossa responsabilidade”, explica Marcos Lua.
Com o objetivo de tirar as tarefas operacionais do foco das áreas que atende, o time busca centralizar as compras de forma mais organizada, fazendo uma varredura em todos os aspectos, visando à otimização do processo.
Outra missão da equipe é ajudar a área cliente a perceber o que, de fato, precisa. Para isso, deve conhecer e entender o que está comprando. Só assim consegue oferecer a solução ideal, agregando valor à compra. “Quando temos uma ideia real do que eles desejam, conseguimos buscar as melhores condições. Trabalhamos em parceria e pensamos juntos para encontrar a alternativa mais adequada”, diz Amanda.
Entre os desafios da área, então os processos burocráticos das importações, que acontecem com grande frequência. De livros a equipamentos delicados da Engenharia, muitos itens ainda não existem no Brasil e precisam vir de fora. Além disso, a equipe lida não somente com produtos, mas também com serviços que envolvem mão de obra e diferentes tipos de contratos, como manutenção e consultoria.
O time ressalta que Compras vem, cada vez mais, sendo reconhecida pelas áreas clientes como uma área estratégica, e não apenas operacional. “Eles vêm nos procurando também para resolver crises relacionadas às suas negociações”, afirma Conrado Molina.
A área está se organizando para os desafios do novo prédio e para, em um futuro próximo, abraçar outros segmentos da escola. “Nossa ideia é padronizar as compras, trabalhando em grande escala e trazendo grandes fornecedores, com padrão de qualidade único”, explica Marcos Lua.
No cotidiano da área, um dia nunca é igual ao outro. Cada compra é única e traz novos desafios. “Aqui não tem monotonia, nós compramos de agulha a robôs”, finaliza o gerente.
Novo sistema para agendamento de salas promete agilizar processos
A partir de janeiro, a reserva das nossas salas de reunião do térreo e do 7° andar será feita de forma mais fácil e rápida. Hoje, o processo é controlado pela equipe da recepção do térreo, que tem até 24 horas para dar andamento às solicitações que são enviadas por e-mail. Com o novo sistema, ele será totalmente automatizado, agilizando os agendamentos e fazendo com que cada colaborador seja responsável pelo andamento completo da sua demanda.
A primeira etapa do projeto não envolverá salas de aula e espaços como anfiteatro, laboratório e auditório, que farão parte do segundo momento. Nestes casos, usando o próprio sistema, o colaborador deverá preencher um formulário com todas as informações necessárias para o andamento do pedido, como horário de início e término da utilização da sala, previsão de número de pessoas, motivo da reunião, público-alvo e necessidade de customização. Estes formulários, completos, facilitarão a continuidade do processo, evitando o retrabalho gerado pela falta de informações.
Clique para ver uma prévia do sistema. Aqui, você verifica como ficará a tela principal dos agendamentos
Os feedbacks dos usuários serão fundamentais nos primeiros meses de utilização do sistema, etapa em que serão feitos possíveis ajustes. O desenvolvimento do projeto envolveu, durante dois meses, colaboradores de diferentes áreas, que ajudaram a definir as principais necessidades e gargalos que o sistema deveria atender depois de implementado.
“O agendamento das salas de forma manual é trabalhoso e toma um grande tempo da equipe. A segunda etapa do projeto deve facilitar também a resolução das solicitações mais complexas”, Ligia Aparecida Ferreira Neves, gerente de manutenção e serviços.
“Todas as informações, por mais simples que sejam, fazem diferença para a efetivação do agendamento e e-mails incompletos geram demora na conclusão da demanda”, Anderson dos Santos Silva, assistente de alocação de espaço físico.
“O uso do sistema pelos colaboradores vai agilizar muito o trabalho da equipe da recepção do térreo, que acumula diferentes responsabilidades além das reservas de salas”, Liciana Rodrigues Martins Peres y Peres, analista sênior de negócios.
Na última semana, a equipe de Criação e Comunicação (diretoria de Marketing e Conteúdo) em parceria com a equipe de TI (diretoria de Administração e Pessoas) lançaram a primeira versão do APP Insper. Com a ferramenta, os alunos terão acesso às plataformas da escola, com informações úteis para o dia a dia.
Conheça as funcionalidades:
- Frequência e desempenho nas disciplinas
- Agenda de aulas do dia, semana e mês
- Agenda de eventos do Insper
- Acervo da Biblioteca Telles
- Visualizar vagas do POP (Painel de Oportunidades)
- Notícias e Artigos do Insper Conhecimento
- Lista de salas e laboratórios
E novas funcionalidades para os próximos meses, como:
- Situação financeira
- Solicitações de 2ª via de boleto
- Serviços de requerimento
“Estamos recebendo muitos feedbacks positivos dos alunos. É um projeto muito importante para a escola, pois impacta diretamente em uma melhor experiência acadêmica” diz Mariana Souza, responsável pela área de Criação e Comunicação.
O projeto teve início em maio deste ano e contou com a participação de alunos, que ajudaram na criação e testes com o APP antes do lançamento, além de várias equipes como Sistemas, Apoios Acadêmicos da Graduação e da Pós-Graduação.
